Polityka prywatności

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (dalej: „RODO”).

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym można kontaktować się we wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Kontakt z IOD: dpo@talari.ai

W ramach świadczenia usług za pośrednictwem platformy talari.ai przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

• Dane identyfikacyjne — imię, nazwisko, adres e-mail, nazwa użytkownika
• Dane uwierzytelniające — skróty haseł (bcrypt), tokeny sesji (JWT), identyfikatory sesji Redis
• Dane sesji NinaSession — nagrania audio (efemeryczne), transkrypcje sesji, raporty wygenerowane przez AI
• Dane szczególnych kategorii — dane dotyczące zdrowia przetwarzane w ramach sesji NinaSession (wyłącznie na podstawie Art. 9 ust. 2 lit. h RODO)
• Dane gości sesji zdalnych — pseudonim, odpowiedzi w formularzu, nagrania audio
• Dokumenty kontekstowe — przesłane pliki przetwarzane efemeryczne w celu analizy AI
• Dane rozliczeniowe — informacje o subskrypcji i płatnościach przetwarzane przez Stripe
• Dane techniczne — adres IP, identyfikator urządzenia, dzienniki audytu, metadane sesji
• Mapowanie anonimizacji PII — tablice przypisań służące do anonimizacji danych osobowych przed przekazaniem do modeli AI

Poniższa tabela przedstawia cele przetwarzania danych osobowych wraz z odpowiednimi podstawami prawnymi:

Użytkownik jako administrator danych swoich klientów ponosi odpowiedzialność za zapewnienie właściwej podstawy prawnej przetwarzania danych szczególnych kategorii. Talari AI Services OÜ występuje w roli podmiotu przetwarzającego dane na zlecenie użytkownika.

Stosowane środki ochrony obejmują: szyfrowanie danych w trakcie przesyłania (TLS 1.3), anonimizację PII przed przekazaniem do modeli AI, efemeryczne przetwarzanie audio oraz trwałe usunięcie danych po finalizacji sesji.

Platforma talari.ai wykorzystuje zautomatyzowane przetwarzanie danych w następujących celach:

• Transkrypcja mowy na tekst — automatyczna konwersja nagrań audio na tekst pisany
• Analiza AI i generowanie raportów — tworzenie strukturyzowanej dokumentacji na podstawie transkrypcji
• Anonimizacja PII — automatyczne wykrywanie i maskowanie danych osobowych przed przetwarzaniem przez modele AI
• Analiza RAG — wyszukiwanie i analiza dokumentów z wykorzystaniem technologii Retrieval-Augmented Generation

Żadne z powyższych procesów nie stanowi profilowania w rozumieniu Art. 22 RODO i nie prowadzi do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na osoby, których dane dotyczą. Wszystkie wyniki generowane przez AI wymagają weryfikacji i zatwierdzenia przez użytkownika-profesjonalistę.

W celu świadczenia usług korzystamy z następujących podwykonawców przetwarzania (podmiotów przetwarzających):

Dane osobowe mogą być również udostępniane organom publicznym lub podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności na żądanie sądów, prokuratury lub organów regulacyjnych.

Niektóre podmioty przetwarzające dane mają siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). W przypadku przekazywania danych osobowych do państw trzecich stosujemy następujące zabezpieczenia zgodnie z rozdziałem V RODO:

• Standardowe klauzule umowne (SCC) — zatwierdzone decyzją wykonawczą Komisji Europejskiej (UE) 2021/914 z dnia 4 czerwca 2021 r., zgodnie z Art. 46 ust. 2 lit. c RODO
• Anonimizacja danych — dane przekazywane do dostawców LLM są anonimizowane przed transmisją, co eliminuje możliwość identyfikacji osób fizycznych
• Ocena wpływu transferu (TIA) — przeprowadzamy ocenę wpływu każdego transferu danych do państwa trzeciego na ochronę danych osobowych

Dane osobowe przechowywane są przez okresy niezbędne do realizacji celów przetwarzania:

• Dane konta użytkownika — do momentu usunięcia konta przez użytkownika lub administratora
• Dane sesji NinaSession — do momentu finalizacji sesji (finalizacja powoduje trwałe i nieodwracalne usunięcie danych)
• Nagrania audio — przetwarzane efemeryczne; usuwane natychmiast po transkrypcji
• Dokumenty kontekstowe — przetwarzane efemeryczne; usuwane po zakończeniu analizy
• Dzienniki audytu — 12 miesięcy od daty utworzenia
• Dane rozliczeniowe — zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi (zazwyczaj 5-10 lat)
• Tokeny sesji — 2 godziny od ostatniej aktywności
• Dane anonimizacji PII — usuwane po zakończeniu sesji

Po upływie okresu przechowywania dane są trwale usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osób, których dane dotyczą.

Na podstawie RODO przysługują Ci następujące prawa w odniesieniu do Twoich danych osobowych:

• Prawo dostępu (Art. 15) — prawo do uzyskania potwierdzenia, czy Twoje dane osobowe są przetwarzane, oraz do uzyskania dostępu do tych danych
• Prawo do sprostowania (Art. 16) — prawo do żądania niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych danych osobowych
• Prawo do usunięcia danych (Art. 17) — prawo do żądania usunięcia danych osobowych. Finalizacja sesji NinaSession powoduje trwałe i nieodwracalne usunięcie wszystkich danych sesji
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (Art. 18) — prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych okolicznościach
• Prawo do przenoszenia danych (Art. 20) — prawo do otrzymania danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego
• Prawo do sprzeciwu (Art. 21) — prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych opartego na prawnie uzasadnionym interesie
• Prawo do cofnięcia zgody (Art. 7 ust. 3) — w przypadku przetwarzania opartego na zgodzie, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem

Jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego ze względu na Twoje miejsce zwykłego pobytu, miejsce pracy lub miejsce popełnienia domniemanego naruszenia.

Dla osób zamieszkałych w Polsce właściwym organem nadzorczym jest:

Niezależnie od powyższego, skargę można wnieść również do estońskiego organu nadzorczego (Andmekaitse Inspektsioon), właściwego ze względu na siedzibę administratora.

Platforma talari.ai wykorzystuje następujące rodzaje plików cookies i podobnych technologii:

• Cookies niezbędne (funkcjonalne) — wymagane do prawidłowego działania platformy, w tym uwierzytelniania użytkownika (tokeny JWT w HttpOnly cookies) i zarządzania sesjami. Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Cookies bezpieczeństwa — służące do ochrony przed atakami CSRF i zapewnienia bezpieczeństwa sesji. Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Platforma nie wykorzystuje plików cookies marketingowych, analitycznych ani śledzących. Nie stosujemy narzędzi do śledzenia aktywności użytkowników (np. Google Analytics).

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce prywatności. O istotnych zmianach użytkownicy zostaną powiadomieni za pośrednictwem wiadomości e-mail lub komunikatu w interfejsie platformy, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.

Dalsze korzystanie z platformy po wejściu zmian w życie oznacza akceptację zaktualizowanej polityki prywatności. W przypadku braku akceptacji zmian użytkownik ma prawo do usunięcia swojego konta.

Aktualna wersja polityki prywatności jest zawsze dostępna na stronie talari.ai/legal/pl/polityka-prywatnosci.